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Trabajo con clientes y pedidos

Working with customers and orders

Primer contacto con el cliente

El cliente llama a la oficina central o la oficina remota para solicitar la medición de las aberturas de ventanas. El dependiente, que recibe el pedido, ingresa al cliente en la base de datos de IT Okna y selecciona automáticamente una fecha conveniente para el cliente. Después de asignar la tarea a un miembro del personal de medición, la tarea va al móvil o la tableta del miembro del personal con el programa «Cliente de la nube MI-Soft».

 

Mediciones

El miembro del personal de medición acude al cliente, realiza las mediciones de las aperturas y anota los comentarios del cliente en el informe de medición. El/Ella toma fotos del informe y lo envía a la oficina principal a través del programa «Cliente de la nube MI-Soft». La medición se coloca automáticamente en la oficina, que ha establecido la tarea. La tarea se adjunta al pedido original como una imagen y se etiqueta como «completado».

 

Cálculo del pedido

Después de recibir los detalles de la medición, el dependiente calcula la construcción en el IT Okna. El/Ella luego llama al cliente y organiza su visita a la oficina para firmar el contrato. (Alternativamente, el contrato con el cliente puede ser firmado en la oficina del cliente por el instalador, dependiendo de la configuración de su proceso de negocio).

 

Firma del contrato

Antes de visitar al cliente, el dependiente usa IT Okna para preparar los documentos necesarios para firmar el contrato: la factura, el contrato y los anexos. El cliente llega a la oficina, firma el contrato y lo paga. El dependiente ingresa la información de pago en IT Okna: la fecha, el tipo de pago (efectivo, tarjeta…) y otros comentarios. Si el contacto prevé el pago a plazos, entonces el calendario de los pagos se agrega al pedido para que se muestre en el contrato y para poder ser controlado por el dependiente. Además, a través de la nube MI-Soft el dependiente junto con el cliente elige entre las fechas disponibles una conveniente para la construcción e instalación de alféizar. Si el contrato se firma en una oficina remota o por un distribuidor, el dependiente debe enviar el pedido a la oficina central.

 

Producción

Antes del inicio del turno el jefe de la unidad de producción junto con el resto del personal involucrado recoge el paquete de pedidos de IT Okna, que son las tareas del turno. También para tomar decisiones se puede utilizar la información adicional: los números de contratos, pedidos, la indicación de preparación para la producción, el hecho del pago, etc. IT Okna luego imprime la documentación necesaria para los trabajadores del taller.

 

 

Construcción, instalación de alféizar

Se realiza en las fechas preestablecidas. El día anterior se imprime el calendario de la producción del trabajo especificado, así como la lista de tareas para la brigada específico.

 

 

Reclamaciones

Si hay una necesidad de servicio, el cliente llama a la oficina y realiza una solicitud. El dependiente busca el pedido por su número, número de contrato, cliente, dirección, teléfono o otro criterio. A través de la nube el administrador del servicio le asigna al cliente una fecha conveniente de la visita. Como resultado de la visita, el administrador del servicio a través del programa «Cliente de la nube MI-Soft» en el móvil o tableta envía a la oficina el informe de inspección, que se adjunta al pedido original en la oficina. Luego se toma una decisión sobre el pedido y se realiza el trabajo cuando es necesario.

 

 

Coordinación con ERP

El procesamiento externo para 1C realiza cualquier tipo de sincronización con el programa IT Okna. Se ejecuta en una tarea técnica separada. Como un ejemplo usted puede encontrar el vídeo de la exportación de 1C a IT Okna en nuestro canal de YouTube.

 

 

Soporte adicional

Los clientes tienen acceso a los actualizaciones gratuitas del software.

Una vez completada la implantación del programa (generalmente un mes), usted puede utilizar el soporte técnico pagado o puede realizar el mantenimiento del programa por su cuenta: cambiar configuraciones de precios y cálculo, editar informes; para este propósito, el programa contiene un manual de usuario y numerosos vídeos instructivos en YouTube.